No pós-pandemia, eventos viram momentos híbridos e personalizados

Conteúdo, networking, experiência. Os eventos presenciais retornaram, mas algo está diferente. Os participantes querem se conectar antes, durante e depois. Querem participar dos eventos presencialmente, mas com suas telas pessoais conectadas em interações e links. Querem participar de encontros remotamente, mas participar de conversas personalizadas.

Com a retomada dos eventos presenciais, surgiu a necessidade de usar plataformas que misturem a experiência online com a experiência presencial. Se antes os eventos pareciam interações antiquadas perante o arsenal de campanhas digitais e de mídia social, pouco a pouco os dois lados – clientes e fornecedores – percebem o diferencial das interações personalizadas e intensas dos eventos, sejam eles online ou ao vivo.

Se durante a pandemia, algumas marcas – talvez a sua, inclusive – interromperam eventos ou reduziram a versões online, o momento agora é de retomada e de participação intensa no movimento de criar experiências digitais híbridas, ou seja, misturar as capacidades presenciais com todas as possibilidades digitais de interação.

Como sempre acontece no mundo da comunicação, nada se perde, tudo se transforma. Mundo Martech preparou um rápido especial sobre os eventos online para ajudar você, leitor, a conhecer o segmento de event tech e se preparar para entrar de vez neste cenário onde os eventos se tornam ‘momentos’ únicos de experiência do cliente. Boa leitura!

Quais as principais tendências no setor de eventos e experiências?

No setor de eventos híbridos, várias tendências estão emergindo à medida que a indústria se adapta às novas realidades e à demanda por experiências combinadas presenciais e online. Aqui estão algumas das tendências atuais:

• Experiências personalizadas: Os eventos híbridos estão se concentrando cada vez mais em oferecer experiências personalizadas aos participantes, adaptando conteúdo, sessões e interações para atender às necessidades individuais. Isso pode ser alcançado por meio de recomendações personalizadas, agendas customizadas, conteúdo sob demanda e interações direcionadas.
• Integração de tecnologias imersivas: Tecnologias imersivas, como realidade virtual (VR) e realidade aumentada (AR), estão sendo integradas aos eventos híbridos para criar experiências envolventes e interativas para participantes presenciais e online. Isso inclui tours virtuais, exibições interativas em AR, sessões de treinamento em VR, entre outros.
• Ferramentas de engajamento e gamificação: Para manter o público engajado, estão sendo utilizadas ferramentas de gamificação, como desafios, competições e recompensas, tanto para os participantes presenciais quanto para os online. Isso promove interação, participação ativa e uma experiência divertida para todos.
• Sustentabilidade e responsabilidade social: Os eventos híbridos estão adotando uma abordagem mais sustentável, minimizando o impacto ambiental e buscando práticas responsáveis. Isso pode incluir o uso de tecnologias de baixo consumo de energia, estratégias de redução de resíduos, opções de transporte sustentável e iniciativas de responsabilidade social.
• Integração de plataformas e sistemas: A integração eficiente de diferentes plataformas e sistemas é uma tendência importante para eventos híbridos. Isso envolve a sincronização perfeita entre a plataforma de eventos, ferramentas de streaming ao vivo, aplicativos de eventos, sistemas de registro e outras soluções tecnológicas para garantir uma experiência fluida e sem interrupções para todos os participantes.
• Conteúdo sob demanda: Com a combinação de experiências presenciais e online, a disponibilidade de conteúdo sob demanda se torna essencial. Os eventos híbridos estão oferecendo acesso a gravações de sessões, apresentações e materiais extras para que os participantes possam revisitar o conteúdo ou assistir em seu próprio ritmo.
• Segurança e saúde: Dada a atual situação de pandemia, a segurança e a saúde dos participantes são uma prioridade. Os eventos híbridos estão implementando protocolos rigorosos de higiene, distanciamento social e monitoramento da saúde, tanto para participantes presenciais quanto online.

Essas tendências refletem a busca por experiências envolventes, personalizadas e tecnologicamente avançadas nos eventos híbridos. No entanto, é importante ressaltar que as tendências podem evoluir ao longo do tempo, à medida que novas tecnologias e necessidades do público surgem.

Quais são as grandes frentes dos eventos interativos?

Há várias soluções de event technologies disponíveis para a combinação de experiências online e presenciais em eventos. Aqui estão algumas delas:

1. Plataformas de Eventos Virtuais: Essas plataformas oferecem recursos para criar eventos totalmente virtuais, incluindo salas de conferência virtual, áreas de exposição, networking, transmissão ao vivo, interação com o público e muito mais. Exemplos populares incluem Hopin, Remo, vFairs e Brella.
2. Aplicativos de Eventos: Muitos eventos estão adotando aplicativos personalizados para fornecer informações, programação, interação entre participantes, networking e recursos de engajamento. Alguns aplicativos populares incluem Attendify, Whova, Pathable e EventMobi.
3. Ferramentas de Transmissão ao Vivo: Para eventos híbridos, onde parte do público está presente fisicamente e outra parte participa remotamente, as ferramentas de transmissão ao vivo são essenciais. Plataformas como Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live e Vimeo permitem transmitir o conteúdo do evento para participantes online.
4. Tecnologias de Interação e Engajamento: Essas soluções incluem recursos como perguntas e respostas ao vivo, enquetes interativas, bate-papo em tempo real e recursos de gamificação para envolver o público, tanto presencialmente quanto virtualmente. Alguns exemplos são o Slido, Mentimeter, Glisser e Wooclap.
5. Plataformas de Networking: Para facilitar a interação e o networking entre os participantes, existem plataformas que oferecem recursos como perfis de participantes, reuniões agendadas, salas de networking virtual e ferramentas de troca de contatos. Exemplos populares incluem Brella, Grip, Swapcard e Bizzabo.

Essas são apenas algumas das soluções de event technologies disponíveis para criar experiências híbridas entre o mundo presencial e online. É importante explorar as opções e escolher as soluções que melhor atendam às necessidades específicas do seu evento.

Preciso fazer um evento. O que preciso colocar no meu ‘cinto de utilidades’?

Ao planejar eventos híbridos que combinam experiências presenciais e online, é importante considerar uma série de recursos e aspectos para proporcionar uma experiência envolvente e coesa para todos os participantes. Aqui estão alguns recursos importantes a serem considerados:

1. Transmissão ao vivo: Garanta a capacidade de transmitir o conteúdo do evento em tempo real para os participantes online. Isso pode ser feito por meio de plataformas de streaming ao vivo, como YouTube Live, Vimeo, Zoom, entre outros.
2. Interação entre participantes: Facilite a interação e o networking entre os participantes presenciais e online. Isso pode incluir chats online, fóruns de discussão, grupos de networking virtual e ferramentas que permitam aos participantes se conectarem uns com os outros, independentemente de sua localização.
3. Perguntas e respostas interativas: Ofereça oportunidades para que os participantes online enviem perguntas para os palestrantes ou apresentadores durante as sessões. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de perguntas e respostas ao vivo, como Slido, Mentimeter, entre outras.
4. Enquetes e pesquisas em tempo real: Realize enquetes e pesquisas interativas durante as sessões para envolver o público e obter feedback instantâneo. Isso pode ser feito usando ferramentas de enquetes e pesquisas online, como Slido, Mentimeter, Poll Everywhere, entre outras.
5. Aplicativos de eventos personalizados: Considere o uso de aplicativos de eventos que ofereçam recursos específicos para participantes presenciais e online. Isso pode incluir agendas personalizadas, informações sobre palestrantes, listas de participantes, mensagens diretas entre os participantes, recursos de gamificação e muito mais.
6. Transmissões bidirecionais: Ofereça a capacidade de participantes online interagirem com os palestrantes ou apresentadores presenciais por meio de perguntas ao vivo, videochamadas ou chat.
7. Monitoramento de participação online: Utilize ferramentas que permitam acompanhar a participação e o engajamento dos participantes online, como análise de dados, métricas de participação, interações em tempo real e outras estatísticas relevantes.
8. Espaços de networking virtual: Crie salas de networking virtual onde os participantes presenciais e online possam se encontrar, trocar contatos e interagir por meio de videochamadas ou chats.

Principais players e plataformas integradas do setor

• Sympla: Fundada em 2012, a Sympla tornou-se uma das principais plataformas de eventos no Brasil, sendo utilizada por uma ampla gama de eventos, desde pequenas reuniões e workshops até grandes conferências e festivais. Sua interface intuitiva, recursos abrangentes e suporte ao cliente são alguns dos pontos fortes da plataforma. Com o crescente interesse em eventos virtuais e híbridos, expandiu seus recursos para suportar a realização de eventos online, incluindo a integração com plataformas de transmissão ao vivo e a possibilidade de oferecer conteúdo exclusivo para participantes remotos. Disponibiliza um aplicativo para celular, permitindo que os participantes acessem seus ingressos e informações sobre os eventos de forma prática e conveniente. A Sympla oferece ferramentas para a venda de ingressos e inscrições online, com opções de pagamento seguras e diversas formas de personalização, como descontos, lotes promocionais e códigos de desconto. Além disso, a plataforma oferece recursos de check-in e controle de acesso no local do evento, ajudando os organizadores a gerenciar o fluxo de participantes e garantir uma experiência tranquila.
• Eventbrite: plataforma global de gerenciamento de eventos que oferece recursos para criar, promover e vender ingressos para eventos presenciais, virtuais e híbridos.
• Bizzabo: é uma plataforma de eventos que oferece uma combinação de recursos para eventos presenciais, virtuais e híbridos, incluindo gestão de registro, aplicativo de eventos, networking, análise e engajamento do público.
• Hopin: O Hopin é uma plataforma de eventos virtuais e híbridos que permite criar experiências interativas, incluindo conferências, feiras, workshops e sessões de networking virtual.
• Aventri: empresa de tecnologia de eventos que oferece uma plataforma abrangente para o gerenciamento de eventos, incluindo registro de participantes, gerenciamento de logística, aplicativos de eventos e análise de dados.
• Certain: fornecedora de soluções de gerenciamento de eventos abrangentes, desde o planejamento até a execução, com foco em oferecer experiências personalizadas e envolventes para os participantes.
• CVENT: player com bastante presença no mercado corporativo, oferece uma variedade de soluções para o planejamento, organização e execução de eventos presenciais, virtuais e híbridos. A plataforma Cvent abrange desde a gestão de convites e registros de participantes até o gerenciamento de logística, aplicativos de eventos, ferramentas de análise e muito mais.

Essas são apenas algumas das empresas no espaço de tecnologia de eventos. Cada uma delas oferece recursos e funcionalidades únicas, e a escolha da plataforma dependerá das necessidades específicas do seu evento. É recomendável pesquisar e comparar diferentes fornecedores para encontrar a solução mais adequada para você.

Plataformas de streaming, uma alternativa rápida e barata

Outra característica do novo status quo da indústria de eventos é que, muitas vezes, um webcast ou uma sessão de streaming funcionam de forma prática e barata para engajar com audiências de todo o mundo. Em ocasiões onde orçamento é um fator chave (quase sempre, diga-se de passagem), existem várias soluções concorrentes no mercado para streaming ao vivo. Aqui estão alguns dos principais players nesta área:

• OBS Studio: O Open Broadcaster Software é uma solução de streaming gratuita e de código aberto que permite transmitir ao vivo para várias plataformas, como Twitch, YouTube, Facebook, entre outras. É uma opção popular entre os streamers e oferece uma ampla gama de recursos avançados.
• Streamyard: plataforma de streaming ao vivo que permite criar e transmitir conteúdo de vídeo ao vivo em várias plataformas, como YouTube, Facebook, LinkedIn e muito mais. Com a Streamyard, os usuários podem criar transmissões profissionais com facilidade, mesmo sem conhecimentos técnicos avançados. A plataforma oferece recursos como tela compartilhada, integração de convidados remotos, sobreposições personalizáveis, bate-papo ao vivo e muito mais. Com sua interface intuitiva e recursos robustos, a Streamyard se tornou uma opção popular para a criação de transmissões ao vivo de alta qualidade, seja para fins de entretenimento, educação, marketing ou comunicação corporativa.
• Restream: plataforma de streaming que permite transmitir seu conteúdo ao vivo para várias plataformas simultaneamente. Ele suporta integração com várias redes sociais, como Facebook, YouTube, Twitch, LinkedIn e muitas outras.
• Streamlabs OBS: ferramenta gratuita de streaming que oferece uma interface fácil de usar e integração com várias plataformas populares, como Twitch, YouTube, Facebook e muito mais. Ele também possui recursos adicionais, como alertas personalizados e widgets interativos.
• BeLive: plataforma de streaming ao vivo que oferece recursos de produção de vídeo e transmissão para o Facebook Live. Ele permite que você convide convidados, exiba comentários do público e adicione gráficos e sobreposições aos seus streams.
• XSplit: solução de streaming ao vivo que oferece recursos avançados de produção de vídeo, como transições, gráficos em tempo real, efeitos visuais e muito mais. Ele suporta integração com várias plataformas populares, como Twitch, YouTube, Facebook e Mixer.

Preciso ter um app para o meu evento?

Esteja atento para a necessidade e as preferências do seu público. Em eventos híbridos, muitas vezes os clientes não têm tempo para acompanhar em tempo real tudo que acontece ao mesmo tempo e, na maioria das vezes, vão consumir os recursos do seu evento algum tempo após a realização do mesmo. Nesse sentido, alguns aplicativos ajudam você a construir rapidamente o app de apoio ao seu evento.

Veja algumas soluções disponíveis no mercado para ajudá-lo a criar um aplicativo personalizado para o seu evento, mas lembre-se também de disponibilizar uma boa rede wi-fi durante o evento pois, além de alguns clientes possuirem restrições em seus planos de rede móvel, há um número crescente de participantes que realiza multitasking, ou seja, participam do evento enquanto estão trocando e-mails e até realizando reuniões regulares de trabalho:

• Attendify: O Attendify é uma plataforma de criação de aplicativos de eventos que permite personalizar e criar um aplicativo exclusivo para o seu evento. Ele oferece recursos como agenda personalizada, informações sobre palestrantes, mensagens diretas entre os participantes, networking, compartilhamento de fotos e muito mais.
• Whova: O Whova é uma plataforma de aplicativos para eventos que permite criar um aplicativo personalizado com recursos como agenda de eventos, informações sobre palestrantes, perfis de participantes, bate-papo em grupo, recursos de networking e compartilhamento de fotos.
• EventMobi: O EventMobi é uma plataforma de criação de aplicativos para eventos que oferece uma variedade de recursos personalizáveis, como agenda, perfis de participantes, bate-papo em tempo real, enquetes e pesquisas, gamificação, entre outros.
• Pathable: O Pathable é uma solução de aplicativos para eventos que permite criar um aplicativo personalizado para o seu evento. Ele oferece recursos como agenda, perfis de participantes, networking, bate-papo em tempo real, compartilhamento de documentos e muito mais.
• Guidebook: O Guidebook é uma plataforma que permite criar aplicativos móveis para eventos, oferecendo recursos como agenda, mapas interativos, informações sobre palestrantes, compartilhamento de documentos e muito mais. Ele também possui uma interface amigável para facilitar a criação e personalização do aplicativo.

Essas são apenas algumas das opções disponíveis no mercado para criar um aplicativo personalizado para o seu evento. Cada uma dessas soluções oferece recursos e funcionalidades diferentes, portanto, é importante avaliar suas necessidades específicas e comparar as opções antes de tomar uma decisão.

Esperamos que você tenha gostado deste ‘resumão’ sobre as event technologies e, por fim, deixamos a dica para que você procure agências que saibam orquestrar ambos os mundos – o das experiências digitais com o das experiências físicas personalizadas – para poder entregar aos seus clientes uma experiência híbrida única, memorável e relevante. Um bom momento para você!